Todos nosotros cada año igual que miles de personas, nos preguntamos cuál es la mejor aplicación para gestionar listas de tareas. Aun si hemos usado estas aplicaciones por años, es común que nos preguntemos si se publicó una nueva o con mejores características, o cuál es la mejor por su relación precio calidad. En este mundo tan ajetreado es común olvidar cosas que luego nos cuestan dinero, pero más importante, que nos cuestan tiempo. Tiempo valioso que podríamos dedicar a nuestro desarrollo personal o profesional, a estrechar nuestros lazos de familia o con amigos.

Por lo general encontrar la mejor aplicación cuesta bastante trabajo y esfuerzo porque en las tiendas de aplicaciones puedes encontrar cientos o miles y simplemente no hay tiempo para probar todas. Por eso es mejor definir qué características debería tener una aplicación de tareas para que sea verdaderamente útil.

Ahora es común que encontremos aplicaciones de tareas que incorporan notas y aplicaciones de notas que incorporan tareas. Aquí es cuestión de gustos. Por ejemplo, Evernote que ha sido por años una aplicación de notas, recientemente comenzó a implementar listas de tareas de un modo muy versátil para los que gustan de esta aplicación. También hay aplicaciones poderosísimas que sirven hasta para flujo de trabajo casi empresarial que tienen muchas funciones pero que pueden terminar ahogándote en un mar posibilidades asfixiante que lo único que logre puede ser que abandones la misión.

Aquí se trata de que la tecnología trabaje para nosotros y que esos dispositivos que han invadido nuestra vida y sangrado en ciertos casos nuestro bolsillo, desquiten el daño. Por eso hay que definir qué es lo mínimo que deben proporcionarnos estas aplicaciones.

Características indispensables de una app de tareas

Respecto a esto debemos ser muy precisos en escoger lo mínimo indispensable, es decir, características básicas para que sea fácil de usar, pero que no deje pendientes, que tengas la seguridad de que no estás olvidando detalles y que cuentas con un registro correcto de tus actividades. Dicho esto, ahora te mostramos lo que a nuestro juicio es indispensable en una app de tareas, luego algunas cosas que serían un “extra”, y finalmente, nuestra opinión sobre las mejores del mercado. Desde luego, agradeceremos tus comentarios para que más lectores se beneficien. Veamos pues las cosas indispensables

Multiplataforma. Es decir que puedas utilizarla en IOS o en Android indistintamente por si luego decides cambiar de sistema operativo, o si usas ambos. al mismo tiempo. También es útil que te permita usarla en cualquier navegador web para que puedas actualizar en cualquier parte del mundo en donde te encuentres. Además, algunas tienen también versiones de escritorio para Windows o Mac que son muy útiles.

Es vital que tenga alarmas o recordatorios. La idea de tener un control de tareas es que no se te pase nada. Es decir, de nada sirve programar todas tus tareas si no te va a recordar cuando debes hacerlo. Algunas aplicaciones de tareas son tan eficientes que hasta reproducen una alarma en función no solo de la hora y fecha, sino del lugar en que te encuentras. Eso es muy útil en la práctica si no quieres olvidar nada.

Que sea fácil de usar. La aplicación debe tener exactamente las funciones que te permitan llevar un control como lo deseas, pero que no te robe tiempo al estar actualizando. En otras palabras, lo más poderosamente minimalista que exista y que interactúe amigablemente contigo.

Que permita registrar tareas recurrentes. Esto es importante porque todos tenemos que hacer tareas rutinarias y repetitivas. Por ejemplo, cada mes pagar, luz, Internet, tarjetas de crédito, etc. Hay actividades recurrentes siempre y si tu app no te permite hacer esto, tendrás que crear una tarea cada vez por cada tarea recurrente. Eso es un fastidio.

Características útiles en una app de listas

Ahora que hemos analizado las cosas que parecen mínimas necesarias para tu app de tareas es bueno que consideres si hay otras cosas que serían de utilidad. Entre estas cosas están por ejemplo que te permita crear subtareas por lo menos de un nivel, aunque hay algunas que ofrecen una gran cantidad de niveles de modo que puedes tener subtareas dentro de las subtareas y así por el estilo. Que te permita adjuntar documentos también es muy práctico, por ejemplo, si tiene una lista con tareas recurrentes como pagara tu tarjeta de crédito, cada vez que pagues puedes adjuntar el comprobante de tu pago.

Otros aspectos adicionales que seguramente te interesaría tener si eres fanático de los registros o si usas la aplicación para dar seguimiento a tus pendientes laborales es que puedas imprimir los registros, tanto de las tareas completadas como de los pendientes. Así puedes mantener por separado un historial de tus actividades. Por otro lado, si trabajas en equipo de cualquier tipo como tus compañeros de clase, de trabajo o tu familia es muy bueno que permita la colaboración. Puedes asignar tareas a otros y verificar que cada uno está cumpliendo con sus responsabilidades.

Sincronizar el calendario es otra característica útil. Muchas aplicaciones de listas te permiten sincronizar con su calendario de Outlook o Gmail tus tareas, así puedes ver cada día no solo las citas sino las cosas que debes completar. Con esto no tendrás que acceder a dos aplicaciones, bastará con ir completando la vista de calendario. Y ya para terminar, es super importante que puedas usarla con facilidad, que tenga una interfaz amigable e intuitiva. Cuando consigue esto simplemente te sincronizas con tu lista de tareas y con esto eliminar frustración, ansiedad y preocupaciones.

Comparativa de aplicaciones de tareas en 2021

Si quieres ver una comparativa específica puedes ir directamente a la tabla que incluimos más abajo.

De una vez te decimos que para nosotros la mejor de todas es TickTick. Esta aplicación te cuesta menos de tres dólares mensuales, pero te ofrece todas las características indispensables que te mostramos arriba y muchas más, como, por ejemplo, cronómetro pomodoro para mejorar tus períodos de concentración en cada tarea, creación de tareas por voz, recordatorios generales y por ubicación, organización de tareas en listas y organización de listas dentro de las carpetas. Puedes colaborar con tu equipo o familia asignando tareas a cada uno. Por si eso te parece poco cada subtarea puede tener su propia fecha de vencimiento y recordatorios independientes. Aunque otras aplicaciones de tareas tienen estas funciones para nosotros lo que la separa del resto es su facilidad de uso al permitir actualizar desde los Widgets.

Le sigue muy de cerca Todoist. La ventaja de ésta sobre Ticktick y las otras a nuestro juicio son las plantillas prediseñadas que te permiten crear muy rápido una tarea o un proyecto. Otro punto a favor de Todoist es la puntuación motivacional, pues te proporciona estadísticas sobre tu rendimiento diario, semanal e histórico. Además, te presenta información histórica sobre tu rendimiento y el de las personas en tu equipo. Finalmente tiene capacidad de integración con 57 diferentes aplicaciones.

Any.do es otra aplicación de tareas muy popular y está en nuestro Top 5 de este año. ofrece prácticamente todas las funcionalidades que Todoist y Ticktick. Su punto fuerte es su sección de planificación diaria llamada “Moment” que te ayuda a ahorrar tiempo valioso en las mañanas. Te presenta una vista de tus actividades y 4 íconos: Hoy, más tarde, completado y eliminar. Así puedes marcar tus actividades para ese día y estar organizado.

Workflowy es una lista super simple pero muy poderosa. Ha mejorado con los años y puede usarse de una manera muy sencilla. Tiene todo lo que los gestores de tareas anteriores, solo que no ofrece la opción de alarmas o recordatorios, de modo que el reto será que tengas la determinación de mirar tu lista de pendientes todos los días para que no se te pase nada. Esta poderosa herramienta ahora permite incluso adjuntar archivos pesados.

Google Tasks esta otra aplicación de uso muy sencillo y tal vez sea justo lo que necesitas si solamente quieres organizar de un modo sencillo tu lista de pendientes.

Tabla comparativa de App de tareas

Como una observación final te recomendamos que no te asustes por el precio. Es cierto que buscamos gastar la menor cantidad de dinero posible, pero piensa que, si pagar por un gestor de tareas te evita pagar una comisión bancaria o que olvides pagar el recibo de Internet o luz, el precio de la aplicación ya valió la pena.